C'est quoi un espace ?

Un espace Web est une partie d'un site Internet mis à votre disposition.
SOIP-MS va plus loin !
Utiliser l’espace SOIP-MS vous offre la possibilité d’améliorer l’organisation et la communication interne et externe de votre établissement en lui offrant l’efficacité des nouvelles technologies. Que ce soit avec votre ordinateur, votre téléphone ou votre tablette, communiquez en direct avec vos collaborateurs, vos intervenants, …
Vous pourrez y partager des applications en ligne : les agendas, les documents, les demandes de congés, les relevés de données, les contrats de maintenance, les plannings ...
Votre espace est sécurisé : les outils et les données sont contrôlés par des droits d'accès déterminés par l'administrateur de l'espace.

Vos annuaires en ligne

Vous disposez d’un fichier sur lequel vous pouvez recenser tous les contacts utiles pour vous, vos salariés et vos intervenants autorisés.
Plus de ressaisies, plus de tableaux à mettre à jour !
Un même fichier contacts pour tous, accessible depuis des ordinateurs ou depuis des téléphones.
Le contenu de la fiche varie selon la catégorie de contacts : salariés, intervenants, fournisseurs, familles, clients ...
Tous les évènements, rendez-vous, demandes, documents, ... sont historisés dans chaque fiche contact.

Vos agendas partagés

Notifiez les évènements à venir sur un agenda partagé avec vos collaborateurs, vos intervenants.
L'historique des rendez-vous fournisseurs, familles, partenaires est clairement identifié dans la fiche de chacun de vos contacts.
L'autorisation de positionner ou non des rendez-vous répond à la gestion des droits mis en place dans SOIP-MS par l'administrateur de l'espace.
L'agenda incorpore une vision du planning, ce qui améliore encore le confort qu'il amène (option planning).

Votre messagerie post-it (sans adresses mails)

SOIP-MS met à votre disposition une messagerie interne (qui ne transite pas par les emails et ne nécessite donc pas d'adresses mails).
Vous pouvez adresser et recevoir des messages qui sont notifiés sur votre espace ordinateur par un signal.
La mise en place d'une telle messagerie ne prend que le temps de créer les fiches contacts !
Le téléphone interne sonnera moins souvent et les post-it seront moins nombreux !

Vos boîtes de messagerie mails

Au-delà de l'envoi de messages mails (mails sortants), SOIP-MS peut aussi vous permettre de centraliser la réception de vos boîtes mails existantes (mails entrants) sur le même espace : vous pouvez ainsi accéder à vos mails depuis votre ordinateur ou votre téléphone sans aucune installation ni aucun paramètrage !
Les boîtes génériques des établissements (boîtes par services) sont le plus souvent accessibles depuis un seul et même poste.

Avec SOIP-MS, ces boîtes seront accessibles de partout et de tous (selon les droits attribués).

Les demandes internes et externes

-Les demandes d'absence (congés, récupération, ...)
Vos collaborateurs disposent d'un espace présentant le planning des absences validées ou en cours de validation pour leur service. La demande d'un congé est alors facilitée et plus fiable (les "compteurs d'absences" et les périodes de vacances sont affichés). Les responsables chargés de traiter ces demandes disposent de tous les éléments nécessaires pour décider de valider ou de refuser une demande.
-Les demandes clients (rendez-vous, réclamations, ...)
Vos clients et vos partenaires disposant de droits les autorisant à bénéficier de l'espace, ont la possibilité de poser une réclamation ou un autre type de demande. Les responsables en charge de traiter ce type de questions disposent d'une liste exhaustive des demandes en cours.

La visioconférence en duo (ordinateur et/ou téléphone)

S'entretenir à distance avec un interlocuteur en le voyant, c'est mieux !
Les nouvelles technologies le permettent mais supposent l'installation d'applications ou de disposer de certaines marques de matériels.

SOIP-MS vous permet de pratiquer de la "visio en duo" avec de nombreux matériels(à condition de disposer du bon navigateur ! voir les préconisations sur la page simuler un devis)

Le planning de vos collaborateurs

SOIP-MS vous propose une solution 100% Web pour gérer simplement vos plannings.
Dans la plupart des cas, la personnalisation de vos horaires, de vos roulements et de vos types de contrats suffisent à démarrer ...
Beaucoup plus adapté qu'un tableur et tellement plus simple que des logiciels hyper-sophistiqués !
Pas de formation lourde et onéreuse : vous êtes très rapidement autonome dans la gestion de votre planning partagé et dans la production des états principaux : planning, comptages, préparation paye.

Vos contrats de maintenance-entretien-service

Identifier les contrats en cours reléve souvent d'un simple tableau.
Donner la possibilité aux collaborateurs cadres de connaître facilement les coordonnées du fournisseur à contacter en cas d'incident reléve souvent d'un simple tableau (un autre).
Contacter un prestataire alors même que l'on n'est pas en possession des "tableaux" devient plus complexe !
Signaler une intervention de contrôle ou de nécessité est passée parfois sous silence !
SOIP-MS vous propose un "tableau partagé", toujours à jour, accessible de partout : connaître l’échéance d'un contrat de maintenance ou encore la date de la dernière visite technique réalisée se fait en 2 clics !

Vos relevés de données (eau, gaz, interventions, ...)

Idéalement accompagné d'une tablette, votre personnel d'entretien pourra relever sur une fréquence définie, tous les compteurs ou encore d'autres données plus ou moins sensibles.
Ces données, centralisées sur votre espace, seront accessibles de partout en deux clics !
Les évolutions de consommation d'énergie, d'eau mais aussi les heures de fonctionnement de certains appareillages seront toujours à votre portée, sans effort et sans travail supplémentaire de la part de vos collaborateurs.
Une meilleure maîtrise sans dépenser plus d'énergie !

Votre gestion de documents en ligne

Classer des documents sur un réseau local ou distant est aujourd'hui une pratique courante et devenue simple. Accéder à ces mêmes documents à distance l'est moins...
SOIP-MS propose sa gestion documentaire simple, structurée et associée ou non à une fiche contact.
Tous vos documents "modéles" de bureautique peuvent être convenablement rangés et toujours accessibles.
Toutes vos procédures, protocoles ou encore réglements de fonctionnement sont toujours disponibles, de vos ordinateurs, de vos tablettes et de vos smartphones !

Tous les plans techniques de votre établissement

Où se trouve la vanne d'arrêt du réseau numéro 4 ?
Où se trouve le regard des eaux usées côté ouest ?
Où se trouve le groupe électrogéne mobile ?

SOIP-MS propose une solution rapide et simple : intégrer sur votre espace vos plans et vos cartes en y incorpororant tous les éléments nécessaires : sécurité, réseaux, mobilier, ...
Grâce à son intégrateur d'objets, SOIP-MS vous permettra de construire vos cartes en quelques minutes !